Sadržaj
U ovom članku: Priprema razgovoraPovezivanje razgovoraPriprema za referentne pozive9
Bez obzira želite li zakazati sastanak ili napraviti prodaju, možda ćete morati telefonirati velikim putem. Ako niste navikli razgovarati telefonom, upuštanje u razgovor može biti zastrašujuće. Ključ je uspješne telefonske centrale da se pripremite i osigurate da su obje strane ugodne, kako biste tom pitanju mogli lako pristupiti.
faze
1. dio Priprema razgovora
-
Znajte što želite od poziva. Prije no što uzmete telefon, važno je identificirati ono čemu se želite pribaviti od ove razmjene. Na primjer, ako zovete nekoga za kim se stisnete, cilj bi mogao biti izbjegavanje izlaska. Tijekom poslovnog poziva, cilj bi mogao biti prodaja usluge ili robe. Zapitajte se čemu ćete se nadati od ovog razgovora.- Kad je to moguće, najbolje je biti što je moguće specifičniji pri identificiranju vašeg cilja. To će vam pomoći da bolje pripremite razgovor.
- U nekim će slučajevima vaš poziv biti općenitiji. Na primjer, možete nazvati tvrtku da se raspita o uslugama koje nudi, a da ne znate točno što tražite. Informacije koje ćete dobiti mogu vam pomoći pojasniti što točno želite ili trebate.
-
Otkrijte s kim ćete razgovarati. Kad nazovete da razgovarate s određenom osobom koju ne poznajete dobro, potražite informacije o njima. Tako ćete steći bolju predstavu o tome što ćete očekivati od razgovora. Na primjer, ako nazovete šefa neke tvrtke, on je vjerojatno vrlo zauzet i neće imati puno vremena da vam odobri. Ako nekoga nazovete stidljivim, možda ćete morati razgovarati s većinom.- Ako upućujete poslovni poziv, idite na poslovnu web stranicu osobe koju pokušavate kontaktirati. Trebali biste joj pronaći naslov, a možda čak i biografiju koja će vam pomoći da shvatite tko je.
- Ako upućujete osobni poziv, zamolite prijatelja koji poznaje osobu koju zovete da vam pruži informacije o tome.
-
Zabilježite nekoliko točaka razgovora. Kad saznate što želite i s kim ćete razgovarati, možda ćete se osjećati opuštenije nakon pripremanja nekih napomena za telefonski poziv. To bi mogle biti točke o kojima apsolutno želite razgovarati ili pitanja koja želite postaviti. Priprema popisa mogla bi vas spasiti da propustite nešto važno kad nazovete.- Može vam biti korisno nacrtati plan onoga što ćete reći tijekom razmjene. Naravno, morat ćete se prilagoditi odgovorima vašeg partnera, ali može vam pomoći da ostanete na tragu ako ste nervozni dok razgovarate telefonom.
- Razmislite o mogućem trajanju poziva. Najbolje je pretpostaviti da ćete imati samo kratko vrijeme da se usredotočite na najvažnije teme.
Dio 2. Angažiranje razgovora
-
Pozdravite svog sugovornika i predstavite se. Započnite pozdravljajući osobu koja je pokupila bok ili bok, Većina ljudi danas ima telefon s pozivateljem, ali i dalje ćete morati doći, osim ako vas osoba na drugom kraju linije ne pozdravi s vašim imenom. Ako relativno dobro nazovete nekoga koga poznajete, vaše ime će možda biti dovoljno. U drugim situacijama, možda ćete trebati dati više informacija kako bi vas osoba mogla prepoznati.- Da biste pozdravili svog sugovornika, mogli biste se prilagoditi vremenu dana: bok, dobra večer.
- Ako se radi o poslovnom pozivu, trebali biste navesti i naziv tvrtke u kojoj radite. Na primjer, mogli biste reći: "Pozdrav, ja sam Jessica Brion iz Grasse komunikacije".
- Ako nazovete nekoga tko vam se sviđa, mogli biste spomenuti lokaciju vašeg sastanka. Na primjer, mogli biste reći: "Bok, Jean Jean, upoznali smo se u teretani prošli tjedan. "
- Ako zovete nekoga s kime imate zajedničkog prijatelja, morat ćete odrediti ime svog prijatelja. Na primjer, mogli biste reći: "Bok, ovo je Alice, lamie dÉric. Sigurno vam je rekao da ću nazvati ... "
- Ako se raspravljate o slobodnom mjestu, morat ćete odrediti mjesto na kojem ste pronašli oglas. Na primjer, mogli biste reći: "Pozdrav, ja se zovem Jean Valgean. Zovem vas zbog posta objavljenog u novinama jučer. "
- Ako nazovete tvrtku da zatraži generičke podatke, možda nećete trebati da navedete svoje ime. Mogli biste samo reći: "Bok, zanimaju me vaše usluge čuvanja djece. "
-
Pitajte svog sugovornika je li on raspoloživ za razgovor s vama. Ako želite da telefonski razgovor bude uspješan, važno je da provjerite je li osoba koju zovete jednako usredotočena koliko i vi na razgovoru. Zbog toga ćete ga imati najviše interesa pitati ga ima li vremena razgovarati s vama prije nego što započnete razgovor. Ako vaš kontakt potvrdi da ima vremena za raspravu, možete pokrenuti razmjenu. Ako vam kaže da je zauzet ili izlazi, morat ćete naći drugi trenutak da razgovarate s njim.- Ako osoba koju zovete nije dostupna za razgovor tijekom poziva, postavite vrijeme kada ćete je nazvati prije prekida slušanja. Mogli biste reći: "Mogu li vas nazvati danas popodne? Na primjer, u 15:00? "
- Ako vas bilo tko želi nazvati, ponudite im dan i vrijeme kad ćete biti dostupni. Mogli biste mu reći: "Bit ću na raspolaganju sutra ujutro. Recimo oko 22 sata? "
-
Razbijte led s banalnostima. Ako nazovete da nešto pitate ili prodate, neće uvijek biti dobro prijeći na stvar. Ovo bi moglo biti neprijatno za vašeg sugovornika. Uspostavite odnos putem razmjene nekoliko banalnosti o lakim temama, poput vremena.- Nemojte učiniti da banalnosti traju predugo. Druga bi osoba mogla početi simpatizirati.
- Ako poznajete osobu koju zovete, personalizirajte svoje riječi razgovorom o središtima interesa koja poznajete. Na primjer, ako nazovete nekoga tko je ljubitelj sporta, mogli biste mu reći: "PSG-ova utakmica sinoć je bila sjajna, zar ne? "
- Ako ne znate osobu koju zovete, recite nešto općenitije. Na primjer, mogli biste reći: "Vrlo je vruće ovaj tjedan, zar ne? Ne čini mi se da je bilo tako vruće prošlog ljeta. "
-
Raspravite o temi svog poziva. Jednom kada osjetite da ste vi i druga osoba ugodniji i opušteniji, vrijeme je da se započnete s poslom. Recite svom pozivaocu zašto zovete. Budite što jasniji i sažetiji, jer ako lutate, imat ćete dojam nedostatka osiguranja.- Ako želite nešto pitati svog sugovornika, dok planirate osiguranje, morat ćete i ostati pristojni.
- Ako predugo razgovarate bez zaustavljanja, vaš sugovornik može početi gubiti trag onoga što govorite. Ako imate puno za reći, bilo bi dobro napraviti pauze i pitati za njegovo mišljenje.
- Ne jesti i ne žvakati gumu dok razgovarate telefonom. Buka bi stvorila dojam da zapravo niste uključeni u razgovor.
Treći dio Priprema za poziv
-
Pronađite mirno mjesto. Kad dođe vrijeme za poziv, morat ćete se pobrinuti da sve protekne što mirnije. Morat ćete stvoriti okruženje pogodno za razgovor. Odaberite mirno mjesto, gdje će pozadinska buka biti ograničena na maksimum, kako ne biste morali zamoliti svog sugovornika da ponovi ono što je upravo rekao ili da morate vikati da vas čuje.- Najbolje mjesto za upućivanje poziva bit će soba u kojoj ćete biti sami i čija će vrata biti zatvorena. Tako ćete biti sigurni da će prostor biti miran.
- Ako trebate nazvati iz svog ureda, smještenog u otvorenoj kutiji, blizu svojih kolega, mogli biste to planirati u vrijeme kada ured nije pun. Na primjer, mogli biste telefonirati tijekom pauze za ručak ili na kraju dana, kada se kolege vrate kući.
- Kad god je to moguće, izbjegavajte pozive na javnom mjestu, poput restorana ili trgovine. Ta su mjesta obično bogata distrakcijama i previše bučna da bi mogla održati uspješan razgovor. Ako morate nazvati nekoga kad ste vani, pokušajte naći mirno mjesto, poput hodnika koji vodi do kupaonice restorana ili prazne police trgovine.
-
Provjerite je li mreža dobra. U današnje vrijeme mnogi koriste svoj mobilni telefon kao svoj glavni telefon. Ako je to vaš slučaj, prije upućivanja poziva obavezno proverite da li je veza dobra. Pomičite se dok nema dovoljno signala. Ako ne uspijete, mogli biste koristiti zemni kabel.- Kvaliteta zvuka poziva s fiksne linije ponekad će biti bolja nego na mobilnom telefonu. Ako je vaš poziv vrlo važan, po mogućnosti koristite fiksnu liniju. To će posebno biti točno ako zovete stariju osobu, čija pohvala možda neće biti izvrsna.
- Kad koristite mobilni telefon, držite uređaj tako da unutarnji mikrofon može bez ikakvog problema prenositi vaš glas. Najbolje je ne upućivati glasan zvučnik.
-
Pobrinite se da vam bude ugodno. Prije nego što birate broj, budite sigurni da se u potpunosti usredotočite na razgovor. Na primjer, morat ćete se pobrinuti da ne želite ići u kupaonicu i da u blizini imate nešto za piće, za slučaj da ste žedni. Također, pripremite maramice za slučaj da se tijekom poziva kihnete.- Odredite hoćete li bolje stajati ili sjediti kako biste pozvali. Ako ste nervozni, hodanje tijekom telefoniranja moglo bi vam pomoći da se smirite.