Sadržaj
- faze
- Dio 1 Odabir metode snimanja podataka
- Drugi dio Realizirajte studiju
- Treći dio Analiza rezultata i unošenje promjena
Proučavanje vremena i kretanja uključuje analizu uspješnosti posla promatranjem i određivanjem zadataka. To vam može pomoći da utvrdite koliko bi vaš dan mogao biti učinkovit, omogućavajući vam uštedu energije i vremena za dobro svih! Takvu vrstu studija možete učiniti na sebi ili na nekom drugom. Ali prvo, trebate odabrati metodu koja će se koristiti, od promatranja u stvarnom vremenu do metoda uzorkovanja (metoda snimke), prije nego što krenete na promatranje i određivanje vremena zadatka. Nakon dovršetka studija možete koristiti rezultate da biste postavili učinkovitiji način rada.
faze
Dio 1 Odabir metode snimanja podataka
-
Koristite metodu uzorkovanja ako vam ponestane vremena. Ova metoda uključuje promatranje zaposlenika u određenim vremenima, a ne stalno. Intervali mogu biti nasumični ili redoviti. Jedno vrijeme promatrate radnika, a zatim na osnovu uzoraka ekstrapolirate vrijeme određeno za svaki zadatak. Ova je metoda učinkovitija na aktivnostima koje imaju malo komponenti ili radnika koji generalno obavljaju nekoliko zadataka.- Na primjer, za zaposlenika čiji je glavni zadatak naplata računa, nasumično uzorkovanje može biti učinkovito jer vam omogućuje da vidite što ta osoba radi svaki put kad provedete zalihe. Nakon što steknete sve podatke, možete prepoznati aktivnost ili komponentu koja osobi treba više vremena uspoređujući učestalost i trajanje zadatka u svakom slučajnom uzorku.
- Prednost ovog pristupa je mogućnost promatranja više osoba u određenom vremenskom periodu kroz pojedinačnu rotaciju.
- Ako primijenite ovu metodu na sebi, možete zakazati alarm koji će se aktivirati u određenim vremenskim intervalima kako biste zabilježili posao koji obavljate u određenom vremenskom periodu.
-
Promatrajte aktivnost u stvarnom vremenu i postavite pitanja. Ovom metodom nalazite se u istoj sobi kao i zaposlenik kad izvršavaju zadatak. Promatrate rad koji izvršava i raščlanjujete ga tijekom vremena. Svaka komponenta trebala bi biti razumljiva cjelina bez previše detalja i teško ih je pratiti.- Nema potrebe za obavljanjem velike aktivnosti bez ispitivanja komponenata. Kroz njih možete prepoznati nedostatke. U stvari, nema potrebe zaustavljati zaposlenika u njegovom poslu: samo ćete razvrgnuti zadatak radi registracije. Na primjer, ako je njegov posao konzultirati pisma, komponente će biti: otiđite tamo gdje su mailovi, pronađite dotične mailove, donesite ih u ured, otvorite koverte, pročitajte sadržaj i bacite ili obradujte svaku poštu.
- Može biti korisno imati grupu ljudi koja je odgovorna za promatranje radnika. Dakle, jedna osoba može preuzeti odgovornost za zaustavljanje sata, druga snimanje vremena, a treća osoba za bilježenje.
- Ovu metodu možete primijeniti i na svoj rad. U ovom slučaju morat ćete ocijeniti svaku komponentu dok je pokrećete.
-
Napravite videozapis za prirodniji dodir. Umjesto da promatrate aktivnosti koje se izvode u stvarnom vremenu, napravite video. Stoga se kasnije možete vratiti kako biste analizirali trajanje svakog djela. To vam neće predstavljati velike gubitke, jer uvijek možete premotati snimku kako biste pregledali redoslijed. -
Pogledajte videozapise za točnije rezultate. Ako izmjerite vlastiti učinak, ova će metoda biti puno jednostavnija od druge dvije. Ugradite kameru na stativ s idealnim kutom za snimanje posla. Pustite kameru da snima posao koji obavljate, na primjer pri pisanju izvještaja.- Ocijenite aktivnost tijekom određenog vremenskog razdoblja. Na primjer, evaluaciju možete provoditi jedan tjedan ili mjesec dana.
Drugi dio Realizirajte studiju
-
Napravite proračunsku tablicu za spremanje podataka. Trebat će vam alat za snimanje zadatka, a proračunska tablica je idealna. Osim toga, trebat ćete zabilježiti i vrijeme. Zadaci se često rade u serijama. Ako je ovo vaš slučaj, planirajte polje za bilježenje trajanja svake komponente svakog zadatka. Za ovaj dio trebat će vam samo set oštećenih okvira. Morat ćete dodati i stupac za napomene.- Na primjer, ako je posao zaposlenika da provjerava e-poštu, a jedna od komponenti je za čitanje, zapišite koliko je potrebno za čitanje svake od njih u numeriranim dijelovima pored komponente.
-
Podijelite opterećenje na male aktivnosti. Da biste napravili studiju vremena i pokreta, morate djelomično odrediti vrijeme koje je predviđeno za svaki posao. Općenito, jedini način za poboljšanje performansi tima je sagledavanje malih radnji svakog zadatka. Čim je rad završen, označite svaku komponentu, a zatim kratki opis.- Tajna je pronaći pravi detalj. Na primjer, vrijeme potrebno za pritiskanje gumba je suvišna informacija. No, ne smijete pretjerano pretjerivati, jer vam to može oduzeti podatke potrebne za otkrivanje razine performansi.
- Pretpostavimo da provjerite svoje e-poruke. Ovaj zadatak treba razvrstati na sljedeći način: povezivanje s računalom i pristiglom poštom, brisanje neželjene pošte bez otvaranja, čitanje e-poruka, pisanje odgovora na e-poštu i razvrstavanje datoteka u mape.
-
Spremite svaki zadatak. Započnite štopericom. Pokušajte odrediti svaki dio zadatka, bilježeći koliko je vremena trebalo da biste ga ispunili. Obično je jednostavnije zaustaviti i ponovno pokrenuti štopericu koristeći proteklo vrijeme. Kasnije možete izračunati koliko je sekundi trebalo za svaku aktivnost.- Za bolju točnost, prikupljajte podatke tijekom nekoliko dana.
-
Vremenski zadaci s videozapisima. Kada koristite videozapis, morate ga zaustaviti i ponovo pokrenuti za svaku komponentu koja se vremena. Ovo će vam dati vremena za izradu opažanja i bilježenje trajanja svake komponente.
Treći dio Analiza rezultata i unošenje promjena
-
Izračunajte prosječno trajanje svakog koraka. Nakon što prikupite sve podatke, pokušajte izračunati prosječno trajanje svakog koraka. Da biste dobili prosjek, zbrojite sva trajanja komponente i podijelite s brojem trajanja u toj grupi.- Na primjer, ako je čitanje pošte sastavni dio, trajanje može biti 4 minute, 1 minuta, 2 minute, 3 minute i 5 minuta. Zbrojite ove brojeve: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Rezultat podijelite na broj prikupljenih trajanja. U slučaju vrste, to je 5. Podijelite 15 na 5 da biste imali 3 minute prosječno poštom.
-
Odredite prosječno trajanje aktivnosti. Najjednostavniji pristup određivanju prosječnog trajanja čitavog zadatka je zbrajanje svih prosjeka komponenti. To će vam pomoći pronaći prosjek svih radova. -
Zadaće rangirajte po razini važnosti. Razvrstajte aktivnosti prema razini važnosti da biste znali koji su prioriteti. Nema potrebe dodijeliti brojeve: možete ih samo označiti kao važan i nevažan zadatak. Na primjer, možda je važno odgovarati na e-mailove, ali ako ne radite u službi za korisnike, to je vjerojatno manje važan zadatak od pisanja izvještaja. -
Smanjite manje važne aktivnosti. Nakon što procijenite sve zadatke, utvrdite koji od njih uzimaju dovoljno vremena, ali koji nisu od velike vrijednosti. Upravo će vam ovaj posao pomoći da pronađete načine smanjenja svojih troškova. Jednako je važno pogledati i aktivnosti koje oduzimaju vrijeme, ali su važne i u vašem radu. To im sigurno ne bi škodilo da ih učinimo učinkovitijima. -
Pazite na istodobne spotove. Istodobni zadaci teže produžuju trajanje svake aktivnosti jer se ne možete usredotočiti na više poslova odjednom. Kada obavljate više zadataka, poput pregledavanja e-mailova i pisanja izvještaja istovremeno, pokušajte učiniti drugačije. Odredite vrijeme obavljanja jednog posla. Dok pišete izvještaj, ostavite ih na miru.- Ako čitate čitave misli čitav dan, mentalno se odvojite od svih ostalih zadataka koje obavljate. Često je bolje raditi samo jedan posao odjednom. Na primjer, možete ih pročitati ujutro, u podne i neposredno prije napuštanja posla.
-
Potražite nedostatke kako biste ih smanjili. Često ćete naći neučinkovitosti u zadacima koje vrijeme opisujete. Eliminirajući ove nedostatke, moći ćete bolje raditi i maksimalno iskoristiti svoje vrijeme.- Na primjer, ako morate svakog dana ispunjavati dokumente u drugoj sobi izvan vašeg ureda, pronađite vremena za to odjednom. Stalno naprijed i natrag izgubit će vam vrijeme koje biste mogli posvetiti drugim zadacima.