Sadržaj
- faze
- 1. dio Organizirajte dodjelu usluge
- Dio 2 Upravljanje prijelaznim vremenom
- Treći dio Razmišljanje u smislu dugoročnog razvoja
Kada napustite položaj, vjerojatno je da će vaš nadzornik ili menadžer potražiti vašu pomoć kako bi olakšali sklapanje ugovora s vašim nasljednikom. Ako ste poduzetni i organizirani, moći ćete osigurati nesmetan prijelaz za vaše poslovanje i odlaziti, a pritom ćete ostaviti odličan profesionalni ugled.
faze
1. dio Organizirajte dodjelu usluge
-
Razgovarajte o napretku primopredaje sa svojim nadzornikom. Za početak biste trebali detaljno razgovarati sa svojim nadzornikom kako biste točno odredili kako će služba biti obavljena. Ovisno o poslu koji obavljate i načinu na koji vaš menadžer voli raditi, možda ćete morati puno pridonijeti tranziciji. To može uključivati činjenicu da onaj koji vas zamjenjuje primijećuje da radite nekoliko dana ili čak i duže.- U većini ćete slučajeva trebati barem pripremiti službeni dokument o prijenosu.
- Razgovarajte o tome s upraviteljem i utvrdite koliko ćete očekivati doprinos i na što ćete se morati usredotočiti kad predate uslugu.
-
Preliminarno predstavite svoj transferni dokument. Kad imate jasnu predstavu o očekivanjima svog supervizora, možete početi pisati transfer dokument. To će vam pomoći da se organizirate, dok ćete klasificirati sve različite zadatke i informacije koje ćete trebati prenijeti tijekom ovog prijelaznog razdoblja. Dokument treba sadržavati sljedeće elemente:- detaljne informacije o svojim svakodnevnim aktivnostima, prioritetima i zadacima,
- pregled bitnih točaka u vezi s ovom funkcijom,
- jasna izjava o tome što se očekuje od vašeg nasljednika,
- popis svih važnih dokumenata koji se moraju poslati. To može biti plan rada ili dati ugovor.
-
Postavite sve zadnje detalje. Ako znate da ćete uskoro napustiti svoje radno mjesto, može vam pomoći da uložite dodatni napor kako ne bi ostavili ništa nedovršeno. Iskusit ćete stvarno zadovoljstvo ako uspijete to ostvariti i moći ćete pomoći onome koji vas zamjenjuje na dobroj osnovi. Ako to postignete, proći ćete i u dobrom odnosu sa šefovima i održavanju dobre reputacije.- To možda nije uvijek moguće, ali ako imate mapu koja treba biti dovršena, uložite dodatne napore kako biste je dovršili.
- Pored toga, novoj osobi koja se bavi sporazumom kad je blizu sklapanja, može ga biti teško dovršiti jer nije svjesna svih složenosti spisa.
-
Razgovarajte s kolegama. Prije nego što vaš nasljednik preuzme dužnost, nađite vremena za razgovor s kolegama o primopredaji i pitajte ih smatraju li nešto na što biste se trebali usredotočiti. Ako je problem na čekanju, a vi toga niste svjesni, prilika je za sanjanje primijetiti.- Novi problemi vjerojatno neće utjecati na vaše posljednje dane, ali ako ste ih barem svjesni, moći ćete ih prijaviti onome tko zauzme vaše mjesto.
- Također vam daje mogućnost da svi vaši zaposlenici znaju da odlazite i kada odlazite. Obavijestite ih o prijelaznom razdoblju kako bi oni uzeli u obzir.
- Postoji velika vjerojatnost da će vam produktivnost pasti tijekom prijelaznog razdoblja, zbog čega je dobro unaprijed obavijestiti svoje zaposlenike.
-
Napišite službeni dokument o prijenosu. Posljednji korak u pripremi prijelaza je dovršenje pisanja službenog dokumenta o prijenosu. Možete koristiti skicu koju ste napravili, ali budite sigurni da ćete je proširiti i uključiti sve ključne informacije. Dokument ćete morati pregledati sa svojim nadzornikom i svim ostalim članovima tima. Pokušajte to učiniti i pošaljite dokument svom nasljedniku nekoliko dana prije datuma kada bi trebao stupiti na dužnost. Sadržaj ove vrste dokumenta ovisit će o vrsti posla koji se obavlja, ali može uključivati sljedeće:- popis i raspored akcija koje je potrebno provesti,
- brifing o trenutnim pitanjima,
- kalendar rokova i predstojećih događaja,
- podaci za prijavu i lozinke,
- popis korisnih kontakata,
- vodič o upravljanju mapama i datotekama na računalu.
Dio 2 Upravljanje prijelaznim vremenom
-
Odredite što više vremena za prijelaz. Još uvijek možete biti prisutni kada vaš nasljednik preuzme dužnost i od vas će se možda tražiti da ispunite potpuniju uslugu. Trajanje ovog prijelaza varira, ali u nekim ćete slučajevima imati nekoliko dana ili više da pomognete novom da se istakne. Općenito, što više vremena provedete u prijelaznom razdoblju, više informacija možete prenijeti.- Neizbježno će se naći detalji koje ćete zaboraviti i ako vas netko slijedi dobar je način da se suočite sa različitim svakodnevnim zadacima koje obavljate.
-
Važno dokumente proslijedite osobno. Tijekom prijelaznog razdoblja dobra je praksa osigurati da se svi kritični podaci i važni dokumenti predaju osobno. To će pomoći da se najvažniji zadaci izvršavaju u standardima i da se prioriteti jasno definiraju. Osobno slanje dokumenata također će vam omogućiti da temeljito razmotrite najsloženija pitanja prije nego što krenete.- Ova prilika da ćete morati proslijediti ključne podatke, a istovremeno dopustiti vašem nasljedniku da vam izravno postavlja pitanja ključna je za nesmetan prijelaz.
- Ovo će vam također pružiti priliku za postavljanje konusa i unošenje nekoliko nijansi u raspravu koja bi se inače mogla zanemariti.
-
Uložite napor da vam pružite pomoć. Ako nađete vezu sa svojim nasljednikom na poslu, uvijek biste trebali biti poduzetni i brižni. Potrudite se identificirati i pomoći u rješavanju mogućih problema. Osoba koja vas zamijeni može biti zastrašena i pomalo sramežljiva prvih nekoliko dana, a on se može bojati uznemiravati vas svojim pitanjima.- Obavezno pojasni da si tu za pomoć i da su pitanja dobrodošla.
- Na taj način pomoći ćete se uspostaviti situaciju u kojoj će odgovornost za prijenos usluge biti podijeljena između vašeg nasljednika i vas.
-
Organizirajte sastanak kako biste zatvorili primopredaju. Posljednje što trebate učiniti prije nego što krenete i dovršite uslugu je organizirati konačan sastanak s onim koji vas zamijeni. Zamolite ga da podnese eventualna neriješena pitanja i bilješke koje je uzeo. Ovaj je sastanak izvrsna prilika da se novi uvjeri u svoje odgovornosti i ulogu.- Sve se neizvjesnosti mogu pojasniti na ovom sastanku.
- Ovisno o vrsti mjesta na kojem radite, može biti oprezno izbjegavati prisustvovanje sastanku vašem nadzorniku ili menadžeru.
- U najmanju ruku, trebali biste obavijestiti svog menadžera gdje i kada se sastanak održava, te pitati postoji li nešto drugo što biste željeli dodati.
Treći dio Razmišljanje u smislu dugoročnog razvoja
-
Označite bilo koji prateći dokument ili obuku. Pokušajte vidjeti prijenos usluge kao priliku koja vam se pruža kako biste zaista pružili svome nasljedniku svaku priliku da uspije. Ne samo da prenosite posao i zadatke, već pokušavate pomoći osobi koja vas zamjenjuje da se profesionalno razvija, osim što dugoročno doprinosite čvrstini vašeg starog posla.- To možete učiniti podnošenjem svih prilika za obuku kojih ste svjesni.
- Možda ste pratili, kad ste se počeli baviti tim treninzima, koji su vam pomogli da napravite svoj trag i prilagodite se.
- Ne zaboravite to predstaviti vašem nasljedniku i potaknite ga da istraži nekoliko mogućnosti.
-
Nemojte zanemariti radnu kulturu. Ako imate priliku provoditi vrijeme s onim koji će vam uzeti baklja, važno je da se ne fokusirate samo na tehničke aspekte vašeg rada. Svaka je tvrtka jedinstvena i ima jedinstveno okruženje i radnu kulturu koja može zastrašiti ili zbuniti novopridošlicu. Obavezno odvojite vrijeme da objasnite kako stvari funkcioniraju u vašoj tvrtki.- Potrudite se pokazati mu u uredu i predstaviti ga svim zaposlenicima.
- Obavezno jasno definirajte ulogu pridošlice i pojasnite dužnosti bivših zaposlenika.
- Ako se posao koji nova osoba radi malo razlikuje od vašeg ili su njegovi prioriteti i odgovornosti drugačiji, pobrinite se da to znaju i drugi zaposlenici.
-
Navedite svoje podatke. Ako doista želite učiniti više, pružite svoje kontakt podatke novom zaposleniku. Mogli biste mu reći da on ima mogućnost da vas kontaktira u slučaju većih problema ili ako treba da ga vodite. Neće svi to rado učiniti, a to će sigurno ovisiti o vašem odnosu s bivšim šefom.- Problem se često može riješiti jednostavnom e-porukom.
- Činjenica da namjeravate dobro pomoći nakon napuštanja ostavit će dobar dojam i pomoći poboljšati vašu reputaciju.