Znanje

Kako upravljati svojim prioritetima s Excelom

Posted on
Autor: Judy Howell
Datum Stvaranja: 6 Srpanj 2021
Datum Ažuriranja: 1 Srpanj 2024
Anonim
Kako upravljati svojim prioritetima s Excelom - Znanje
Kako upravljati svojim prioritetima s Excelom - Znanje

Sadržaj

wikiKako je wiki, što znači da je mnoge članke napisalo više autora. Za stvaranje ovog članka 20 ljudi, neki anonimni, s vremenom su sudjelovali u njegovom izdanju i poboljšanju.

Naravno da je moguće da na zadnjem papiru registrirate svoje zadatke koji će se obavljati u prioritetu ako vam se čini da ste u stanju popodne obaviti sve.



Međutim, kada na vas pada mnogo stvari za istodobno, mnoge od njih često se odgađaju za dan poslije, ako ne bude mjesec za kasnije. Zahvaljujući proračunskoj tablici Excela koju predlažemo da stvorite u ovom članku, vašim će prioritetima automatski upravljati Excel prema budućim rokovima, a redoslijed zadataka koji će se izvršiti bit će reorganiziran tako da ove zadatke možete odgoditi što je manje moguće. ,


Slijedite ovaj vodič i za 20 minuta imat ćete vrlo učinkovit način upravljanja prioritetima na računalu.


Napomena: Prema međunarodnim verzijama Excela, točka odvajanje u formulama može se zamijeniti s točka i zapeta.

faze



  1. Napravite karticu "Desktop" ili "Početna". Otvorite novi radni list Excela. Desnom tipkom miša kliknite karticu "Sheet1" pri dnu zaslona i kliknite na "Preimenuj". Registrirajte se umjesto "Kuća" ili "Ured".




  2. Preimenujte "Sheet2" u "Pattern", a "Sheet3" u "Points", slijedeći isti postupak kao u prvom koraku.



  3. Napravite tablicu važnosti. Na kartici "Bodovi" ispunite stupce A, B i C kako slijedi:



  4. Definirajte naziv "Važnost". Odaberite stanice A2 do C7. S programom Excel 2007 ili novijim kliknite "Formule", a zatim "Definiraj ime". S programom Excel 2004 ili novijim kliknite "Umetni"> "Definiraj"> "Ime".
    • Kad vas Excel zatraži da postavite ime, unesite "Važnost" i kliknite "U redu".




  5. Napravite tablicu napora. Ponovite korake 3, 4 i 5 da biste stvorili tablicu napora u stupcima E, F, G. Odaberite ćelije E2 do G6 i definirajte ih imenom "Napor".



  6. Napravite tablicu hitnih slučajeva. Ponovite korake 3, 4 i 5 da biste stvorili tablicu za slučaj nužde u stupcima I, J i K. Definirajte ove ćelije nazivom "Hitno".



  7. Unesite zaglavlja u karticu "Početna" ili "Ured", prema vašem izboru. Ovdje ćemo pretpostaviti da ste odlučili ovu karticu nazvati "Kuća". Kliknite na nju i u red 1 umetnite sljedeća zaglavlja:
    • A - prioritet; Ovdje ćemo unijeti formulu prioriteta, 1 za najvažnije zadatke. Ali taj se broj može popeti i na više od 100.
    • B - Zadatak; naziv zadatka koji treba obaviti
    • C - važnost; to će se primijetiti pomoću slova A, B, C, D, E ili F tablice.
    • D - trud, bilješka između 1 i 5, izvucite iz tablice "Napor".
    • E - hitno; Formula koja se temelji na roku za izvršenje zadatka
    • F - rok; Datum na koji se zadatak mora izvršiti najkasnije. Rokovi se ne moraju uvijek poštivati ​​pismo. Dakle, "Ubrzanje" vam govori datum kada ste mogli započeti s obavljanjem ovog zadatka, a "Proširenje" vam daje datum dok zadatak ne možete odgoditi. Na primjer, mogli bismo dati 5-dnevno ubrzanje i 4-dnevno produženje zadatka "Idite frizeru" - doista, ne bi imalo smisla odlaziti frizeru dva tjedna unaprijed i ljudi će početi primjećivati ​​to ako kasnite više od 4 dana, morate ići kod frizera.

    • G - Ubrzanje - broj dana prije datuma preseka od kojeg ste već mogli (započeti) dovršiti predmetni zadatak.
    • H - produžetak; automatsko produženje roka
    • I - preostali dani; ovo je formula koja izračunava broj dana prije datuma preseka. Formula će vratiti negativan broj dana ako se prekorači rok.
    • J - datum završetka; datum na koji je zadatak izvršen.
    • K - komentari; sve pojedinosti u vezi sa zadatkom koji treba obaviti



  8. Unesite svoj popis zadataka. Imajte na umu da su stupci "Prioritet", "Hitna pomoć" i "Preostali dani" ostali prazni. Kasnije ćemo ih upotpuniti formulama. Ispod su primjeri kućanskih poslova koje ćete možda morati raditi.



  9. Između formula za "Preostali dani", "Hitno" i "Prioritet". Te se formule moraju unijeti u drugi redak svakog stupca spomenutog u prethodnoj rečenici.
    • U stupcu I (preostali dani) = F2-SI (ESTVIDE (J2), DANAS (), J2)
    • U stupcu E (hitno) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
    • U stupcu A (prioritet) = VLOOKUP (C2, važnost, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, trud, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, hitno, 2, laž)



  10. Prebacite format ćelije I2 u "Broj". Desnom tipkom miša kliknite ćeliju, odaberite "Format ćelije" i kliknite na "Broj". Također, u okvir "Broj decimala" stavite "0". Kliknite na "OK".



  11. Kopirajte formule u stupce "Prioritet", "Hitno" i "Preostali dani" i proširite ih na preostale prazne okvire u svaki od tih stupaca. Prvo kliknite na "E2" i istovremeno pritisnite tipke "CTRL" i "C", zatim odaberite ćelije E3 do E10 i istovremeno pritisnite tipke "CTRL" i "V". Učinite isto da proširite formulu I2 u okvirima I3 do I10. Napokon, ponovite ovaj postupak kako biste proširili A2 formulu u ćelije A3 do A10. Ne obraćajte pažnju na čudne vrijednosti koje ćelije vraćaju na retke u kojima nije napisan zadatak.



  12. Redati redoslijed po redoslijedu. Odaberite ćelije od A1 do K1 i povećajte ovaj izbor da biste obuhvatili sve retke koji sadrže zadatak. Zatim kliknite na "Podaci"> "Filtriraj".



  13. Spremite svoju proračunsku tablicu, uključujući datum, kako biste saznali posljednji datum otvaranja datoteke.



  14. Ispunite obavljene zadatke. Kad završite zadatak, unesite ga u stupac "Datum završetka". Zapamtite ovaj trik: Kada istovremeno pritisnete tipku "CTRL" + ";" (tipka za kontrolu i;), trenutni datum se automatski prikazuje u odabranoj ćeliji.



  15. Gledajte kako se redoslijedi prioriteta mijenjaju svaki dan. Evo prioriteta za naredne dane. 13. jula svi zadaci koje treba obaviti su prije takozvanog razdoblja „ubrzanja“. 20. srpnja glavni su prioriteti (oni s najmanjim brojem) četiri zadatka i među njima je košnja trave (koja je dosegla svoj rok). Dana 21. srpnja prioritet košnje trave je još veći (ušli smo u razdoblje "dextenzije"), a 23. srpnja taj se prioritet još više povećao, jer smo prošli razdoblje "dextennsion". Vidimo i da se zadatak „Plaćanje troškova“ povećao na datume 23. i 25. srpnja.
savjet
  • Pročitajte dolje navedene članke da biste saznali više o upravljanju svojim vremenom i prioritetima.
  • Kopiju ove proračunske tablice moguće je preuzeti na sljedeću adresu:
  • = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) + 7, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
  • Ne ustručavajte se svakodnevno sortirati svoj popis obveza, ako je potrebno.
  • Podijelite svoje velike zadatke na nekoliko manjih.
  • Kopirajte ponavljajuće zadatke na karticu „Predložak“ kako biste ih lako pronašli i kopirali.
  • Možete mijenjati bodove dodijeljene svakoj razini prioriteta.
  • Ne miješajte zadatke koji se odnose na vašu obitelj i vaš dom s onima koji se odnose na vaš posao u istoj Excelovoj radnoj knjizi.
  • U ovu tablicu možete dodati nove stupce - ko vam je dodijelio zadatak, u koju je kategoriju zadatak upisan i tako dalje.
  • Pomoću alata AutoFilter odaberite zadatke koji su istekli iznad roka (Hitnost = 1) ili vrlo važne zadatke (Važnost = "A").
  • Jedan od načina da se ažurni zadaci uvijek ažuriraju jest da se to upiše u stupac "Rok" (ovaj primjer se temelji na petak, što je ovdje naznačeno "5")
  • Dodajte uvjetni obrazac (pomoću funkcije "SI") u svoj stupac "Rok" da biste automatski naznačili kada je rok prošao.

  • Svaki tjedan ili mjesec računajte broj izvršenih zadataka tijekom odabranog razdoblja. Ovo bi mogao biti jedina pozitivna povratna informacija o vašem radu.
  • Ova formula uzima trenutačni datum (ponedjeljak = 1, utorak = 2 itd.) I provjerava jesmo li prošli ili ne u petak tekućeg tjedna. Ako je to slučaj, formula dodaje 7 trenutnom petku kako bismo kao rezultat mogli vratiti sljedeći petak. Ako petak još nije pretečen, formula jednostavno vraća datum petka ovog tjedna.
  • U ovom primjeru ponedjeljak = 1, utorak = 2, srijeda = 3, četvrtak = 4, petak = 5, subota = 6, nedjelja = 7.
  • Možemo promijeniti i ovu formulu tako da djeluje, primjerice, za utorak. Na gornjem popisu vidimo da je utorak = 2, stoga je potrebno promijeniti formulu danu iznad svih 5 po 2.
upozorenja
  • Spremite ovaj list redovito.
  • Brojevi dodijeljeni ovim različitim prioritetima nisu uvijek poredani. Stoga, ispunjavanje prioriteta s dodijeljenim brojem "1" neće povećati brojeve povezane s ostalim prioritetima. Moguće je da neki prioriteti imaju pridruženi broj koji prelazi 100, a svi mogući brojevi nisu dodijeljeni prioritetima. Savjetujem vam da se usredotočite na prioritete s brojevima između 1 i 12.
  • Ne brinite ako u ovu proračunsku tablicu napišete puno zadataka. Apsolutno nije sramotno da zadatci ostanu na dnu liste nekoliko mjeseci. Popisi će započeti s uvrštavanjem popisa kad im se približi rok.
  • Način na koji upravljate svojim vremenom jedinstven je za vas i ova proračunska tablica možda uopće nije prikladna za vas. Također možete pomisliti da svaki dan otvaranje ove datoteke zahtijeva previše rada ili je previše nametljiv. Zbog toga će vam, primjerice, ova proračunska tablica biti korisna, što će vašem susjedu biti potpuno beskorisno ili obrnuto.
  • Možete upotrebljavati proračunsku tablicu Googleovog softvera za proračunske tablice umjesto da upotrebljavate Excel. Stoga će vaša datoteka biti dostupna bilo gdje od trenutka kada možete pristupiti internetu.